Transformation in das neue Normale: Home Office mit Qualität
von Jörg Schröder (Caemmerer Lenz), Markus Fritsch (BARMER), Michael Hölle (PASEO Marketing), Thomas Greiner (101 Entertainment), Daniel Wensauer-Sieber und Elke Sieber (sieber l wensauer-sieber l partner)
Immer deutlicher zeichnet sich ab: Ein Zurück auf den März 2020 wird es nicht mehr geben. Die „neue Normalität“ wird Realität und das bedeutet unter anderem: Leben mit und Arbeiten im Home Office.
Im März war Wild West in Sachen Home Office: Da wurden hastig Rechner bestellt, Monitore von Chefs ausgeliefert – Geschwindigkeit und schnell wieder arbeitsfähig werden war die Devise. Mit viel Engagement und Kraftanstrengung wurde so das Arbeiten im Home Office realisiert – am Küchentisch, im Schlafzimmer, wo auch immer es ging. Acht Monate später ist die Anfangs-Euphorie gewichen – stattdessen erleben viele Erschöpfungsgefühle nach Acht-Stunden-Tagen auf Omas altem Küchenstuhl, ineffiziente Videokonferenzen mit wenig Erkenntnisgewinn, abgetauchte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Unklarheit über die Produktivität. Der anfängliche Sprint ist zum Dauerlauf geworden.
Jetzt gilt es, Home Office zur neuen Normalität zu machen mit Qualitätsstandards und hilfreichen Leitplanken. Was wir in einem anderen BLOG-Beitrag als Home-Office Führerschein bezeichnet haben, haben wir in den letzten Monaten weiterentwickelt und ganzheitlicher betrachtet.
Uns hat dabei die Frage beschäftigt, wie es gelingen kann, mental gesund zu bleiben, professionell und im sicheren Rahmen zu arbeiten und seine individuellen Talente und Fähigkeiten auch in den digitalen Arbeitswelten einzubringen mit dem Ziel, so auch auf lange Sicht Home Office attraktiv zu gestalten: für Arbeitgebende, Arbeitnehmende, Kunden und das Umfeld.
Wir haben fünf aus unserer Sicht wesentliche Perspektiven beleuchtet und freuen uns, dass wir mit Paseo Marketing, der Barmer, 101 Entertainment und Caemmerer Lenz tolle Partner mit unterschiedlichen Talenten und Perspektiven gefunden haben.
Wir haben zu 5 Themen jeweils 5 Tipps herausgearbeitet und möchten diese gerne an dieser Stelle teilen:
Die RECHTLICHE Seite: Home Office zwischen „remote work“ und echtem Arbeitsplatz
Bereits im Jahr 2013 arbeitete einer BITKOM-Studie zufolge ein Drittel aller Berufstätigen regelmäßig im Home Office (https://www.bitkom.org/sites/default/files/file/import/Studie-Arbeit-30.pdf). In Zeiten der COVID-19 Pandemie ist dieser Wert auf 49% gestiegen (https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Corona-Pandemie-Arbeit-im-Homeoffice-nimmt-deutlich-zu). In vielen Berufsbildern ist die Tätigkeit in einer festen Betriebsstätte einem zunehmenden Bedeutungsverlust unterworfen und wird mehr und mehr von einem „anywhere/anytime-Verständnis“ („Mobile-Office“) abgelöst. Dadurch bedingt wird das Spannungsfeld der zeitlichen Trennung von Arbeitstätigkeit und Privatleben sowie der Abgrenzung privater und dienstlicher Arbeitsmittel wirkmächtiger. Die folgenden 5 Tipps sollen helfen, vertragliche Rahmenbedingungen für die Tätigkeit im „Home-Office“ zu schaffen:
- Um Home-Office anordnen zu dürfen, bedarf es einer rechtlichen Grundlage, da der Arbeitgeber nicht über die Wohnung des Arbeitnehmers verfügen darf. Dabei empfiehlt sich eine Regelung, wonach das Direktionsrecht des Arbeitgebers auch in Bezug auf den Arbeitsort von der Gestattung, im Home-Office tätig werden zu dürfen, unberührt bleibt. Es sollte also die Erlaubnis zur Tätigkeit im Home-Office nach billigem Ermessen widerrufen werden können.
- Des Weiteren sollte bei dienstlich zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln ein ausdrücklicher Ausschluss der privaten Nutzungsmöglichkeit vorgesehen und sichergestellt werden, dass fremde Dritte, etwa Familienangehörige, diese nicht nutzen.
- Eine Home-Office-Vereinbarung sollte Regelungen zur Arbeitszeit, Erreichbarkeit und Arbeitszeiterfassung enthalten. Zwar gelten die arbeitszeitrechtlichen Vorgaben gleichermaßen auch im Home-Office. Allerdings ist die diesbezügliche dem Arbeitgeber obliegende Überwachung des Arbeitnehmers im Home-Office nur eingeschränkt möglich. Es empfiehlt sich daher, dem Arbeitnehmer die Verpflichtung aufzuerlegen, seine Arbeitszeit zu erfassen und dem Arbeitgeber zugänglich zu machen.
- Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben im Home-Office: Der Arbeitgeber muss gewährleisten, dass personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeitet und die jeweils erforderlichen „TOMs“ (technisch-organisatorische Maßnahmen“) getroffen werden. Hierbei wesentlich ist vor allem ein IT-Sicherheitskonzept, das u.a. Passwortregelungen, Verschlüsselungstechniken (Transport von Daten usw.), Bildschirmsperrung bei Abwesenheit, VPN-Zugänge, Zutrittskontrollen (z.B. abschließbare Räume) usw. vorsieht.
- Schließlich sollte dem Arbeitgeber ein Zugangsrecht eingeräumt werden, den Arbeitsplatz im Home-Office besichtigen zu können. Dies ist nicht zuletzt deshalb geboten, damit der Arbeitgeber seinen arbeitsschutzrechtlichen Pflichten nachkommen und auch die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften überprüfen kann.
Die GESUNDE Seite: Gesund auch von zu Hause aus – mental und körperlich fit bleiben im Home Office
Immer mehr Beschäftigte erledigen ihre Arbeit von zu Hause. Es gibt Zeiten, in denen Alternativen zum gewohnten Arbeitsplatz eine kurzfristige und sinnvolle Variante darstellen. Produktivität im Homeoffice setzt allerdings voraus, dass Arbeitnehmer zu Hause eine gute Arbeitsumgebung schaffen, Prioritäten setzen können und ein hohes Maß an Eigenverantwortung aufbringen. Das Modell bietet zahlreiche Vorteile, kann sich aber auch negativ auf die Gesundheit auswirken. Wenn sich die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben auflösen, kann das Zuhause seine Funktion als Rückzugsort verlieren. Mit unseren Tipps geben wir eine Hilfestellung für das gesunde Arbeiten in den eigenen vier Wänden.
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Start in den Arbeitstag
Wer den Arbeitstag zu Hause verbringt, spart sich die Fahrt zur Arbeit im Berufsverkehr und hat möglichweise dadurch etwas mehr Zeit zur Verfügung. Versuchen Sie jedoch, Ihren gewohnten Rhythmus beizubehalten, um den Berufsalltag besser von der Freizeit abgrenzen zu können. Nutzen Sie diese Zeit, um mit einem ausgewogenen Frühstück, etwa einem Müsli mit Quark und Früchten, in den Tag zu starten. Wechseln Sie auch von Freizeit- auf Alltagskleidung und starten Sie bewusst von der Freizeit in die Arbeitszeit.
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Die richtige Platzwahl
Am Esstisch Mails beantworten, oder auf der Couch an Meetings teilnehmen? Schaffen Sie einen Bereich, den Sie bewusst betreten und verlassen. Ein Arbeitszimmer kann dabei helfen, eine klare Trennung zwischen Büro und dem Rest der Wohnung herzustellen. Der geeignete Arbeitsplatz sollte ein Schreibtisch mit ergonomischem Bürostuhl sein, damit Verspannungen und Rückenschmerzen keine Chance haben. Ändern Sie öfter mal Ihre Haltung, das entlastet. Wer aufgrund von außergewöhnlichen Situationen ins Homeoffice ausweicht, für den kann auch der Esstisch eine Übergangslösung darstellen, aber auch dann gilt, nicht zwischen Tellern und Tassen zu arbeiten, sondern den Essplatz bewusst in einen Arbeitsplatz umwandeln. Auch die richtige Beleuchtung spielt eine Rolle, wenn es darum geht Augenbeschwerden oder Kopfschmerzen vorzubeugen. Achten Sie auf eine ausreichend helle Ausleuchtung Ihres Arbeitsplatzes, die Tischleuchte und der Bildschirm stehen dabei am besten parallel zum Fenster. Störende Hintergrundgeräusche, durch laufende Radio- oder Fernsehgeräte sollten auf ein Minimum reduziert werden.
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Brainfood
Gesundes Essen und Trinken hält fit und hilft, die wachsenden Anforderungen im Berufsalltag besser zu bewältigen. Eine ausgewogene Ernährung am Arbeitsplatz garantiert Konzentrations- und Leistungsstärke, stabilisiert das Immunsystem wirkungsvoll und ist eine der besten Voraussetzungen für die Gesundheit. Stellen Sie sich eine Flasche Wasser, z.B. mit frischer Minze und Zitronenscheiben, oder einen ungesüßten Tee an den Schreibtisch, um ausreichend Flüssigkeit zu sich zu nehmen. Als Brainfood eignet sich Obst, oder Studentenfutter. Auch ein Smoothie kann ein passender Snack für zwischendurch sein und so eine Portion Obst oder Gemüse am Tag abdecken. Bewusst Essen – Nehmen Sie die Hauptmahlzeiten am Esstisch zu sich und lassen Sie in dieser Zeit Ihre mobilen Geräte am Arbeitsplatz liegen. Versuchen Sie auch bei den Mahlzeiten den gewohnten Rhythmus beizubehalten.
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In Bewegung bleiben
Durch das Arbeiten in den eigenen vier Wänden sind die Wege kürzer und das Bewegungsverhalten deutlich eingeschränkt. Achten Sie zwischendurch immer wieder auf aktive Bewegungspausen, etwa mit Schulterkreisen am Schreibtisch, oder Telefonate im Stehen. Wer den ganzen Tag zu Hause verbringt, kann bei einem Spaziergang an der frischen Luft neue Energie tanken und Schritte sammeln. Vielfältige Onlinekurse bringen die Sportgruppe digital ins Wohnzimmer – probieren Sie es aus!
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Arbeitszeiten einhalten – Pausen nutzen!
Das Arbeiten von zu Hause bringt den großen Vorteil der flexiblen Arbeitszeitgestaltung mit sich. Dennoch sollten die gewohnten Arbeits- und Pausenzeiten so weit wie möglich eingehalten werden. Wir empfehlen: Arbeitszeiten einhalten, Ziele setzen und Pausen machen. So lassen sich die konzentrierten Arbeitsphasen bewusst von den erholenden Pausenzeiten abgrenzen. Nach Feierabend werden die mobilen Geräte abgeschaltet und der Arbeitsplatz verlassen.
Die TECHNISCHE Seite: Ton an, Kamera – die richtige Technik für’s Home Office und Kleinstudio für’s Unternehmen
Home Office und dennoch mit den Kollegen und Kunden verbunden sein. Hierfür bedarf es technische Voraussetzungen. Rasches Internet und ein passender PC mit aktuellen Programmen sind Grundvoraussetzung, damit die weiteren Peripheriegeräte im Zusammenspiel schlussendlich für ein Home-Office mit Interaktionsmöglichkeiten funktioniert.
Hier sind die 5 Tipps:
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Die passende Plattform
Abhängig
- mit wem die Home-Office-Mitarbeiter in Kontakt sind (interne Mitarbeiter / externe Personen)
- mit welche Zielsetzung diese Kontakte erfolgen sollen
ist die digitale Plattform, über die man sich virtuell austauscht, auszuwählen.
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Der Ton macht die Musik
Sprechen und Hören in guter Qualität ist das Kernelement für virtuelle Treffen. Mikrofone in Laptops oder Webcams liefern oftmals keine zufriedenstellenden Ergebnisse. Kombigeräten wie beispielsweise Headsets bieten für eine große Einsatzbandbreite gute Hör- und Sprachqualität. Einen professionellen Qualitätsanspruch kann durch den Anschluss von Einzelgeräten (Mikrofon, Lautsprecher) erzielt werden.
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Das Auge isst mit
Gesten und Reaktionen sind wichtige Feedbackelemente in der zwischenmenschlichen Kommunikation. Für einen firmeninternen Gebrauch sind in wertige Laptops eingebaute Kameras gangbar. Gute Qualitäten sind mit separaten Webcams erzielbar. Eine sehr gute Bildqualität bieten nur professionelle Kameras, die dann allerdings nicht mehr per gängigen USB-Anschluss, sondern per HDMI eingebunden werden. Auf Mindestqualität (HD resp. Full-HD mit 1080p, Bildfrequenz 60fps) ist zu achten.
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Es werde Licht
Licht hilft den Kameras gute Bilder zu produzieren. Natürliches Raumlicht ist nutzbar, kann sich aber verändern (Sonne, Wolken). Künstliches Licht, speziell für Videokonferenzen, ist gleichbleibend und kann gezielt eigesetzt werden. Spätestens im Rahmen von Videokonferenzen mit Kunden, kann gutes Licht ein wertiges Feeling übermitteln – und so möchte man sich ja schließlich auch seinen Kunden präsentieren.
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Bild-Hintergrund
Der Bild-Hintergrund bietet die berühmten Informationen zwischen den Zeilen und wird vom virtuellen Gegenüber wahrgenommen. Denn über die Kamera erhält man Einblicke in den Privatbereich – die oftmals strikte Trennung von Geschäft und Privat löst sich auf. Ein privater Einblick schafft im digitalen Raum aber Menschlichkeit, Nähe und kann einen unkomplizierten Gesprächseinstieg ermöglichen (z.B. Sportpokale im Hintergrund, etc.). Verschiedene Plattformen bieten die Einspielung von Hintergründen ohne besonderen technischen Aufwand. In Unternehmen beispielsweise könnte also der Bild-Hintergrund für alle Mitarbeiter standardisiert werden. Aufwendiger, aber bereits in Richtung Gold-Standard blickend, ist die Green-Screen Technik. Eine grüne Leinwand im Hintergrund eines Moderators beispielsweise wird von Softwareprogrammen als solche erkannt und erlaubt es, anstelle der grünen Leinwand Bilder, Filme, Präsentationen etc. einzuspielen.
Und bitte berücksichtigen Sie immer: Nichts wandelt sich so rasch wie die technischen Möglichkeiten. Schon in wenigen Wochen könnten diese Ausführungen veraltet erscheinen…
Die VISUELLE Sicht: Richtig in Szene gesetzt – professionelles Auftreten aus dem Home Office bei Kunden, Mitarbeitern und Geschäftsführungssitzungen
Erstgespräch mit einem Kunden. Das Teams-Meeting startet pünktlich, die Kamera geht an und dann das: Im Hintergrund des Gegenübers ist das ungespülte Geschirr des Wochenendes zu bewundern. Auch der im Vordergrund vermittelt im Schlabber-Shirt eher den Eindruck noch im Freizeitmodus zu sein. Eine Ausnahme? Leider nein. Es geht auch anders, ohne viel Aufwand.
- Business ist Business und Freizeit ist Freizeit. Auch am heimischen Küchentisch abgehaltene Meetings sind geschäftlicher Natur. Deshalb in jede virtuelle Besprechung so gehen, wie man das auch in der Vor-Corona-Zeit getan hat.
- Zum professionellen Auftreten gehört ebenso ein entsprechender Bildhintergrund. Die schnelle und einfachste Methode ist es, ein entsprechendes Bild mit Firmenmotiv zu entwickeln, beispielsweise mit Firmenlogo und Slogan, und das den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Das wirkt nicht nur seriös, sondern bietet auch die Gelegenheit, wichtige Botschaften dem Gegenüber subtil zu vermitteln.
- Hintergrundbild, die zweite: In internen Meetings ist das Hintergrundmotiv für Vorgesetzte eine Möglichkeit, um den Teamgedanken zu stärken – beispielsweise durch eine visuelle Botschaft wie #gemeinsamstark, #teamspirit.
- Wie kommt man am vorteilhaftesten rüber? In dem man das Kamera-Auge auf Augenhöhe einstellt. Und da das Objektiv eines Laptops auf dem Tisch meist unterhalb der Augenhöhe ist, das Gerät auf ein Stapel Bücher oder ähnlich stellen.
Grundsätzlich gilt: Immer mal wieder ein Testlauf unternehmen, um zu sehen, wie man beim Gegenüber ankommt. Die Proben am besten an unterschiedlichen Tageszeiten abhalten – denn unterschiedliche Lichtverhältnisse beeinflussen das Gesamtbild sehr stark.
Die Sicht der FÜHRUNG: Digital Leadership- auch aus dem Home Office führen, motivieren und Ziele erreichen
In einer Studie von Kienbaum zum Thema digitale Führung (https://bit.ly/2TCpPZd) wurden folgende Punkte heraus gefunden: Die Anforderungen an Führungskräfte im digitalen Zeitalter sind vielschichtig, erwünscht sind starke Kommunikatoren, für die der ständige Wandel keine Bedrohung ist, ein Mix aus transformationaler (veränderungsorientierter), strategischer und ethischer (wertschätzender) Führung ist optimal.
Doch wie kann das neue Arbeiten für Führungskräfte gelingen, so dass sie selbst gesund bleiben und die Mitarbeiter*innen zufrieden sind, sich beteiligt fühlen trotz Distanz, sich gemäß ihren Fähigkeiten engagieren können, sich nach wie vor der Organisation verbunden fühlen und sich auch als Teil eines Teams verstehen?
Wir haben 5 Tipps zusammengetragen, die hierbei hilfreich sein können:
- Konkrete Ziele
Virtuelle Teams über Ziele steuern und regelmäßig den Status abgleichen oder nachzubessern. - Teambuilding
Auch online-Teams sind Teams und müssen sich formen. Dafür stehen virtuelle Möglichkeiten zur Verfügung. Und das wichtigste hierbei ist Kommunikation, das Gespräch suchen, offen sein. - Mitarbeiter*innen vertrauen
Virtuelle Führung basiert auf Vertrauen der Führungskraft in die Mitarbeitenden. Dafür ist es wichtig, die unterschiedlichen Persönlichkeiten und Fähigkeiten der einzelnen Personen zu verstehen und zu akzeptieren. Wir arbeiten hierbei mit sogenannten Typologien, wie der W.E.R.T.-Typologie (http://www.wert-profil.de), die helfen, sich selbst in seinem Verhalten besser kennen zu lernen und auch andere besser zu verstehen. - Unperfekt ist das neue Perfekte
Wir alle stecken gerade in einer großen Lernkurve und auch Führungskräfte sind Menschen mit Fehlern und Schwächen, über die sie auch sprechen sollten. Hier helfen kollegiale Austauschmodelle. - Kommunikation und Partizipation
Das Gespräch suchen, Ehrlichkeit, Begegnung auf Augenhöhe, Offenheit für das Neue, Experimente zulassen, Inspiration fördern, Echtzeitfeedback, Agilität vorleben, Menschen einbinden und zur Veränderung motivieren.